Gestion direction générale :
- Gérer les agendas et organiser les réunions suivant les priorités et disponibilité.
- Prendre des RDV sur sa demande.
- Organiser ses déplacements locaux et internationaux.
- Apprêter ses dossiers de travail puis les archiver.
- Produire les comptes-rendus des réunions et veiller à leur diffusion (anglais, français) ;
- Participer à des séances de débriefing avec son manager pour être au fait de l’évolution de son travail et les éventuels contretemps de sa journée.
- Gestion des feuilles de frais de la direction générale.
- Apporter du support au DAF et à la DRH
Gestion du courrier :
- Enregistrement courrier (fax – porteur – mail) en arrivée, et dispatching courrier (tous services).
- Assurer la lecture du courrier du manager et les classer par ordre de priorité.
- Archiver le courrier.
- Enregistrement contrats et marchés, suivi retrait des BC.
- Enregistrement courrier départ (correspondances – factures et N/BC) dans différents cahiers de transmission des coursiers suivant les zones.
- Affranchissement courrier et classement des correspondances.
- Gestion correspondance PACI.
Gestion administrative et logistique :
- Gestion des affaires courantes.
- Gestion des fournitures de bureaux.
- Suivi des consommations de carburant et les besoins logistiques internes.
- Gestion des Visas.
- Gestion déplacement du personnel : réservation billets d’avion et hôtels, frais déplacements.
- Organisation logistique des séminaires, évènements et au besoin assister les autres assistantes dans leur mission.
Vous travaillez et collaborez de façon transverse avec les autres services et apportez votre soutien si besoin s’y prête.
ANZEN : Vous êtes tenus de respecter les consignes et instructions fixées par l’entreprise relatives à la politique ANZEN. A cet effet, vous veillerez à votre sécurité, votre santé et celles de vos collègues présents sur le lieu de travail.
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